Si de algo no estamos exentos en los tiempos que vivimos es de afrontar crisis y atender emergencias. Diría que ya pertenecen a la cotidianidad, por lo que en cierta medida se han hecho predecibles y por tanto, menos crisis.
Las crisis se asocian con situaciones temporales, delicadas, se vinculan a conflictos y a inestabilidad. Aunque es conocido que las crisis son potenciales fuentes de nuevas oportunidades, la verdad es que, para la seguridad, a corto plazo, estas son problemas urgentes a resolver.
Si bien para la seguridad, las emergencias son comunes, es preferible evitarlas porque sabemos que con frecuencia se traducen en contratiempos, reactividad y pérdida de recursos.
Las emergencias involucran tres elementos que son la negación misma de la previsión:
· Incertidumbre: la seguridad es planificación, certeza y altos niveles de control. Las contingencias, por el contrario, son eventos sobrevenidos, provocados por una mezcla de circunstancias internas y externas y que por naturaleza tienden a empeorar en el tiempo si no se actúa para contenerlas.
· Potencialidad de pérdida: niveles más altos de incertidumbre implican el aumento del riesgo. Es decir, las contingencias nos exponen más a amenazas y hacen menos efectivas las medidas de protección que podamos tener en operación.
· Cultura de la reacción: las contingencias distraen la atención y los recursos de la organización sobre sus objetivos. Debido a que las contingencias son ineludibles, se requieren máximos esfuerzos para contener sus consecuencias. Esto contribuye al deterioro progresivo de los procesos de prevención y planificación, cediendo espacios a la reacción como cultura.
El reto que se nos plantea es difícil de resolver; construir una seguridad previsiva en un entorno complejo e impredecible, que todo lo arrastra hacia la incertidumbre, las pérdidas y la reactividad.
No puedo dar aquí una receta porque simplemente no existe una respuesta sencilla a planteamientos con este nivel de dificultad, sin embargo, tengo cinco sugerencias que pueden ayudar:
· Actitud frente a la crisis: al mal tiempo buena cara. Enfrentar situaciones complicadas no significa entrar en el terreno del pesimismo o el mal humor. Las contingencias exigen la toma racional (no visceral) de decisiones. Demandan capacidad y destrezas para escuchar con amplitud. Requieren consenso sin perder autoridad. Lograrlo depende en buena medida de las actitudes que asumamos frente a las crisis y de nuestra disposición para ver más allá de ellas.
· Reservar tiempo para planificar: organizarnos y pensar por adelantado sirve para los tiempos de calma pero es indispensable en épocas de turbulencia. El tiempo dedicado a organizar las formas y métodos de respuesta ante potenciales crisis, se capitaliza en velocidad de recuperación y reducción de pérdidas. En este sentido, es clave entender que las contingencias son coyunturas temporales, por lo que salir de ellas de forma eficiente, debe ser el objetivo de la planificación.
· Tener siempre un plan: saber cuál debe ser la primera llamada, quienes conforman el equipo responsable y que se cuenta con los insumos para ejecutar las primeras acciones, son las certezas necesarias en momentos saturados de incertidumbre. Un plan es una guía que siempre puede mejorarse y se convierte en el mejor antídoto contra la improvisación.
· Comprometer y delegar: si bien las crisis exigen liderazgos firmes, de igual forma, requieren líderes con capacidad de conformar equipos altamente cohesionados y motivados, dispuestos a asumir roles muy distintos al trabajo diario y preparados para contener las consecuencias y restablecer el orden en el menor tiempo posible. Es bien sabido que tras cada batalla ganada los líderes se engrandecen y los equipos se fortalecen.
· Capitalizar los errores: las experiencias difíciles son escuelas que nos entrega la realidad. Los traumas sirven para crear aprendizajes indelebles en la memoria colectiva de las organizaciones. Registrar los éxitos y los fracasos en el tránsito hacía la resolución de las contingencias es posiblemente la mejor forma de sacarle provecho a las crisis. Tengamos presente que en retrospectiva todo tiene lógica, el trabajo de la seguridad es que lo tenga en perspectiva. ¿Y qué mejor manera de construir perspectiva que estudiando las equivocaciones?
No pretendamos que las crisis desaparezcan por el solo hecho de que nos preparamos para afrontarlas. Estamos llamados a comprender la realidad, no a someterla. Por ello, es una misión ineludible de la seguridad construir métodos efectivos que nos orienten en las turbulentas aguas de las emergencias y nos ayuden a alcanzar los objetivos por encima de las dificultades. Muchas organizaciones con excelentes planes de negocio, personal competente y con inmejorables perspectivas de crecimiento, sucumben ante la falta de preparación en tiempos de dificultad. El Norte estratégico más importante de la seguridad no es adivinar el futuro, es estar preparado para cuando llegue.
