Un sistema puede modelarse a partir de dos elementos: su estructura y su comportamiento. Esta aproximación es válida para sistemas abiertos y complejos como para otros más simples, y puede ser de mucho interés para valorar la seguridad en las organizaciones.
La estructura consiste en la forma en que está ensamblado el sistema y los modos en que interactúan los elementos que lo componen.
El comportamiento, tiene que ver con las respuestas del sistema como un todo, frente a los cambios o estímulos, tanto del entorno, como de sus reacomodos internos.
Mientras más entendamos la estructura y conozcamos los comportamientos estaremos en mejor capacidad de hacer pronósticos, hasta cierto punto, sobre el sistema y su probabilidad éxito en la mitigación de riesgos.
La seguridad ha tendido a organizarse como una función transversal al negocio y que se mueve, tanto en la dimensión estratégica en lo que tiene que ver con la identificación y análisis de riesgos, como en lo operativo, en el terreno de la protección de activos, prevención y compliance.
Lo que hace realmente ágil a la estructura de seguridad es su capacidad de adaptación a los cambios. Una estructura pesada, lenta y llena de procesos internos de verificación y control puede restar ventajas al momento de tomar decisiones o hacer ajustes para enfrentar amenazas o contingencias no previstas.
Existe el temor en las empresas que si se le da a la función de seguridad demasiado espacio y discrecionalidad se terminará convirtiendo en un mecanismo de control autoritario sobre otras funciones del negocio que son igualmente importantes. En este aspecto, es clave el tipo de liderazgo que ejerza quien esté al frente, pues a través de la generación de confianza tendrá que demostrar que su objetivo no es perseguir a nadie, sino reducir la cantidad y calidad de las amenazas que acechan a la organización. En todo caso es un equilibrio frágil que necesita tanto el apoyo como el control al más alto nivel.
Por otro lado, la estructura siempre puede modificarse, ajustarse y reorganizarse en función de los desafíos de la seguridad, por ello lo más recomendable es hacerla lo más ligera y adaptable, con destrezas en la movilidad y orientada a la entrega de resultados.
Entrando al terreno del comportamiento, la función de seguridad es bastante más delicada. Dependiendo de cómo actúe ante determinados incidentes puede ser vista como autoritaria, débil, permisiva, incapaz o justa.
En tiempos reciente he estudiado mucho esta dimensión de la seguridad y usualmente la califican de manera negativa, sin importar los resultados que produzca. Pudiésemos creer que existe una cara dura de la seguridad relacionada con hacer cumplir las normas y amonestar a quien no lo hace, lo que tiende a formar una percepción áspera de la seguridad. Sin embargo, el comportamiento de un sistema va mucho más allá de sus percepciones y debe estar centrado en sus capacidades de ejecución y cumplimiento de objetivos.
Lo que he observado es que mientras la organización más conoce para qué sirve la función de seguridad, su valoración es más positiva y su comportamiento mejor entendido, inclusive en situaciones complejas en las que deben tomarse decisiones difíciles. Pudiéramos interpretar que la estructura es la forma que toma la función de seguridad para cumplir sus objetivos, mientras que el comportamiento es la esencia y de ella depende las respuestas ante el entorno.
Pero, mi propósito en este artículo es indagar si conociendo la estructura y el comportamiento podemos pronosticar la calidad de respuestas de la función de seguridad en las organizaciones. En mi opinión, y según mi experiencia podría afirmar que sí es posible, hasta cierto punto, predecirlo.
En la actualidad, una Unidad de seguridad en contacto con la realidad, con conocimiento de su entorno, consciente de sus funciones y con capacidades para corregir vulnerabilidades e identificar amenazas va a responder adaptándose a los desafíos y desarrollando estrategias para mitigar riesgos.
Adicionalmente, si la seguridad de la organización está inmersa en la realidad de su organización podrá activar alertas tempranas en situaciones de crisis y sabrá desarrollar acciones de control y contención de pérdidas de manera más asertiva y ordenada. La dirección de una empresa no desea que su unidad de seguridad prohíba o limite todo, como tampoco espera que nunca ocurran pérdidas o accidentes.
La seguridad es un sistema “vivo” de gerencia continua del riesgo, no basta hacerlo bien una vez, el sistema debe aprender y mejorar en cada ciclo de ejecución, aunque se comentan errores, siempre se pueden capitalizar en aprendizaje, por tanto, deberá organizarse y accionar para cumplir con esa tarea. Si frente al cambio constante su estructura se paraliza y asume una conducta de aislamiento es fácil pronosticar que ante la más leve variación de la realidad su respuesta no será exitosa.